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Dimanche 16 Déc. 2018 - 20:27

Relever le défi du travail collaboratif

18 mai 2018
 

Le travail en équipe est devenue la norme. Cependant, la communication entre plusieurs personnes d’une même équipe ou d’équipes différentes peut parfois s’avérer compliquée. Le travail collaboratif peut représenter un vrai défi au sein des organisations.

Mais qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est un travail bien souvent non pas fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle, mais sur un écosystème plus ou moins homogène composé de personnes participant à un même projet ou ayant un intérêt commun. L’émergence du travail collaboratif a été favorisé par le développement d’outils numériques dédiés.

Les outils collaboratifs : une nouvelle manière de travailler

Les environnements d’outils collaboratifs sont ainsi de plus en plus utilisés au sein des établissements. Ceux-ci permettent des solutions de collaboration intelligentes et performantes qui contribuent à la transmission et à la capitalisation des savoirs, essentielles au sein de notre communauté.
Ils rassemblent différentes briques logicielles et technologiques permettant le travail à distance, depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (smartphone, tablette, etc.).
L’adoption de nouvelles solutions est facilitée par ces outils collaboratifs, ils sont simples à adopter et à utiliser. C’est l’ensemble de l’environnement de travail qui peut être digitalisé, les collaborateurs s’approprient alors les outils et les utilisent au quotidien jusqu’à ce que la collaboration soit une seconde nature.
Les effets en sont déjà mesurables, ces nouveaux usages bouleversent notre façon de travailler :
• Mobilité : plus de 90% des jeunes actifs ne souhaitent plus travailler dans un bureau classique. Elle pèse pour 37% des critères d’adoption des communications unifiées
• Liberté : plus de 50% du parc mail mondial est déjà hébergé en ligne.
• Agilité : 50% de productivité en plus et 55% de réduction en frais de déplacement.
(source : Masergy – PKE consulting LLC)
Ainsi, en plus de notre façon de travailler, c’est notre façon de penser qui se trouve modifiée : davantage d’engagement et de coopération en résulte.
Cet article va vous donner 5 raisons d’utiliser un outil de travail collaboratif.

1) Il est difficile de vous déplacer pour assister à une réunion ?

Vos équipes dispersées sur plusieurs sites ont besoin d’échanger rapidement et facilement sur divers projets. C’est pourquoi, un des outils de travail à distance privilégié est la web-conférence, parce qu’elle réduit les déplacements des collaborateurs et permet une mise en relation directe sans nécessiter la mise en place d’une infrastructure dédiée.
Notre service de web-conférence Rendez-vous convient parfaitement à ces usages, il est accessible tout simplement en ouvrant son navigateur, sans installation de logiciel sur son poste de travail. Les échanges sont optimisés grâce une interface claire, la possibilité de partager son écran ou des documents ou encore à l’intégration d’un chat et d’une prise de notes collaborative. Pour plus de liberté, les réunions sont aussi accessibles depuis vos supports mobiles.

2) Vos boites mail sont saturées ?

Afin de ne pas saturer les boites mails, notamment lors de l’échange de fichiers lourds, l’hébergement des fichiers en ligne est la solution la plus répandue. Les plateformes proposées par les « GAFAM » ont une certaine notoriété, mais les données peuvent y être exploitées à des fins commerciales.
RENATER propose le service d’envoi de fichiers, FileSender. Les données restent ainsi en France, dans la communauté, et il n’y a aucune utilisation commerciale de ces données.

3) Vous n’arrivez pas à organiser vos réunions ?

La planification et l’organisation d’événement est importante au sein d’une organisation. C’est pourquoi RENATER propose son propre outil, Evento. Toujours dans un souci de collaboration facilitée entre les équipes, vous pouvez organiser vos réunions en quelques clics en tenant compte des disponibilités et des souhaits de vos collaborateurs grâce à une interface intuitive.

4) Vous ne parvenez pas à faire travailler ensemble tous les acteurs d’un même projet ?

Vous ne savez pas à qui sont assignées les tâches, qui a fait quoi, quelle est la dernière version, où en est le projet ? L’organisation et la communication quand on travaille sur un projet peut rapidement s’avérer compliquée.
Pour une conduite facilitée de vos projets collaboratifs de logiciel, RENATER propose sa forge SourceSup, afin que vous puissiez rassembler l’ensemble des acteurs autour du développement de votre projet logiciel grâce à l’intégration d’une palette d’outils indispensables au développement collaboratif.
En complément, via la plateforme Universalistes pour les groupes inter-établissements, vous pouvez créer des listes de diffusions facilitant la gestion de votre projet. Vous pouvez aussi vous abonner aux sujets qui vous intéressent et interagir avec les groupes d’abonnés.

5) Vos outils de travail sont dispersés ?

L’asymétrie et la dispersion de l’information sont des phénomènes bien présents au sein des organisations et peuvent impacter la productivité et l’accomplissement des divers objectifs.
Un environnement de travail collaboratif bien intégré, avec des outils ergonomiques, aide les utilisateurs à développer des relations avec leurs collaborateurs et à partager leur savoir-faire et leurs informations.
La suite collaborative PARTAGE, proposée par RENATER, regroupe l’ensemble des outils nécessaires aux bons échanges entre les équipes, mais aussi en externe, articulés autour d’une messagerie. Vous accédez aux différents services PARTAGE depuis la même interface : messagerie, carnet d’adresse et annuaire, agenda partagé, messagerie instantanée, liste de diffusion, partage de documents, gestion de tâches, suite bureautique collaborative, échange de fichiers volumineux, etc.
Ainsi vos utilisateurs ont un accès direct à tous les outils indispensables au travail d’équipe en interne et en externe.